Inventário Extrajudicial: como fazer o inventário em cartório de forma mais rápida e segura

A perda de um familiar é um momento difícil e, além das questões emocionais, a família precisa tomar providências para regularizar os bens, os direitos e as dívidas deixados pela pessoa falecida.

Uma das principais providências é a realização do inventário.

Quando existe consenso entre os herdeiros e a situação permite, o inventário pode ser realizado diretamente em cartório, por meio de escritura pública. Esse procedimento é chamado de inventário extrajudicial e, normalmente, é mais rápido e menos burocrático do que um processo judicial.

No entanto, mesmo sendo realizado fora do Poder Judiciário, o inventário extrajudicial exige análise jurídica, levantamento documental, pagamento dos impostos e acompanhamento obrigatório de advogado.

O que é inventário extrajudicial?

O inventário extrajudicial é o procedimento realizado perante um tabelionato de notas para identificar e transferir os bens, direitos e obrigações deixados por uma pessoa falecida.

Ao final, o tabelião lavra uma escritura pública de inventário e partilha. Essa escritura permite que os herdeiros regularizem os bens recebidos, como:

• imóveis;
• veículos;
• valores depositados em contas bancárias;
• investimentos;
• quotas de empresas;
• direitos contratuais;
• créditos;
• propriedades rurais;
• outros bens pertencentes ao falecido.

A escritura pública constitui documento hábil para a transferência dos bens, sem necessidade de homologação judicial, observadas as exigências legais e registrais.

O inventário em cartório foi inicialmente disciplinado pela Lei nº 11.441/2007 e atualmente encontra fundamento no Código de Processo Civil e na Resolução nº 35/2007 do Conselho Nacional de Justiça. (Planalto)

Quais são as vantagens do inventário extrajudicial?

A principal vantagem é a possibilidade de resolver a sucessão de forma mais simples e rápida.

Diferentemente do inventário judicial, o procedimento não depende da tramitação de uma ação, da expedição de mandados ou da prolação de sentença.

Entre as principais vantagens estão:

Maior rapidez

Quando a documentação está completa, os impostos foram calculados e existe acordo entre os interessados, a escritura pode ser lavrada em prazo consideravelmente menor do que o normalmente verificado em um processo judicial.

Menos burocracia

O procedimento ocorre diretamente no tabelionato de notas, com a participação dos herdeiros, do eventual cônjuge ou companheiro sobrevivente e do advogado.

Maior liberdade na escolha do cartório

Em regra, a escritura pode ser lavrada no tabelionato de notas escolhido pelos interessados, não sendo necessariamente obrigatório utilizar o cartório da cidade em que ocorreu o falecimento ou onde estão localizados os imóveis.

A escolha do cartório, porém, não altera as regras tributárias aplicáveis nem a competência dos registros responsáveis pela posterior transferência dos bens.

Possibilidade de planejamento da partilha

Os herdeiros podem, dentro dos limites legais, definir consensualmente a forma de divisão do patrimônio.

Essa liberdade permite construir uma partilha mais adequada à realidade da família, evitando, por exemplo, que todos os herdeiros permaneçam coproprietários de todos os imóveis.

Quais são os requisitos para fazer inventário em cartório?

Tradicionalmente, o inventário extrajudicial era realizado quando todos os herdeiros eram maiores, capazes e estavam de acordo com a partilha.

No entanto, as regras foram ampliadas pelo Conselho Nacional de Justiça em 2024.

Atualmente, devem ser analisados os seguintes aspectos:

Consenso entre os interessados

O inventário extrajudicial pressupõe que não exista conflito relevante sobre:

• quem são os herdeiros;
• quais bens pertenciam ao falecido;
• quem possui direito à meação;
• como será realizada a divisão;
• quais dívidas deverão ser pagas.

Quando existe disputa entre os herdeiros, ocultação de bens, questionamento sobre a validade de documentos ou desacordo sobre a partilha, a via judicial poderá ser necessária.

Participação de advogado

A presença de advogado é obrigatória.

O advogado orienta a família, verifica a ordem da sucessão, analisa o regime de bens, identifica os direitos do cônjuge ou companheiro, reúne os documentos, auxilia na apuração dos impostos e elabora a minuta da partilha.

Os herdeiros podem contratar um único advogado, quando todos estiverem de acordo, ou cada interessado pode ser representado por seu próprio profissional.

Pagamento ou regularização do imposto

Antes da conclusão do inventário, é necessário apurar e recolher o Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação, conhecido como ITCMD.

O imposto é estadual. Por isso, alíquotas, isenções, formas de cálculo, prazos e procedimentos podem variar conforme o Estado competente para a tributação.

Além do imposto, devem ser considerados:

• emolumentos do tabelionato;
• custos com certidões;
• registros dos imóveis;
• regularizações documentais;
• honorários advocatícios.

Por esse motivo, não é possível informar o custo exato de um inventário sem conhecer o patrimônio, a localização dos bens e a situação dos herdeiros.

É possível fazer inventário extrajudicial com herdeiro menor ou incapaz?

Sim, desde que sejam cumpridas as condições estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça.

Desde a Resolução nº 571/2024, o inventário pode ser realizado por escritura pública mesmo quando houver herdeiro menor de idade ou incapaz.

Nesse caso, o quinhão hereditário ou a meação do menor ou incapaz deve ser pago em parte ideal em cada um dos bens inventariados. Também são vedados atos de disposição sobre os bens e direitos pertencentes ao menor ou incapaz dentro do próprio procedimento.

Além disso, a eficácia da escritura depende de manifestação favorável do Ministério Público.

Caso o Ministério Público entenda que a partilha prejudica o menor ou incapaz, ou se houver impugnação de terceiro interessado, a questão deverá ser submetida ao Poder Judiciário. (Atos CNJ)

Portanto, a existência de um herdeiro menor não impede automaticamente o inventário em cartório, mas torna necessária uma análise jurídica mais cuidadosa.

É possível fazer inventário extrajudicial quando existe testamento?

A existência de testamento também não impede, de forma absoluta, a realização do inventário extrajudicial.

De acordo com as regras atuais do Conselho Nacional de Justiça, o inventário consensual poderá ser realizado por escritura pública mesmo quando o falecido tiver deixado testamento.

Para isso, entre outras exigências, deverá existir autorização expressa do juízo sucessório competente, concedida em ação de abertura e cumprimento de testamento válido e eficaz, com decisão transitada em julgado.

Também deverá existir consenso entre os interessados e representação por advogado. Se houver herdeiros menores ou incapazes, será necessário observar igualmente as regras específicas de proteção desses interessados. (Atos CNJ)

Assim, cada caso deve ser analisado individualmente antes da escolha da via extrajudicial.

Qual é o prazo para abrir o inventário?

O Código de Processo Civil estabelece que o processo de inventário e partilha deve ser instaurado dentro de dois meses contados da abertura da sucessão, ou seja, do falecimento.

Embora a lei utilize a expressão relacionada ao processo judicial, os Estados normalmente estabelecem prazos tributários para a abertura ou declaração do inventário e para o recolhimento do ITCMD.

O atraso pode gerar multa e juros, conforme a legislação estadual aplicável.

Por isso, não é recomendável aguardar indefinidamente para iniciar o levantamento dos documentos e do patrimônio.

Mesmo quando a família ainda não decidiu exatamente como dividir os bens, é importante procurar orientação jurídica para verificar os prazos e evitar penalidades.

Quais documentos são necessários?

A relação pode variar conforme o Estado, o cartório, os bens existentes e a situação familiar.

Em geral, são solicitados:

Documentos da pessoa falecida

• certidão de óbito;
• RG e CPF;
• certidão de nascimento ou casamento atualizada;
• pacto antenupcial, quando houver;
• comprovante de endereço;
• certidão sobre a existência ou inexistência de testamento;
• documentos relativos à união estável, quando aplicável.

A certidão referente à inexistência de testamento, expedida pela Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados, é exigida para o processamento dos inventários e para a lavratura da escritura, ressalvadas as situações em que exista testamento devidamente aberto e cumprido. (Atos CNJ)

Documentos dos herdeiros e do cônjuge ou companheiro

• RG e CPF;
• certidão de nascimento;
• certidão de casamento atualizada;
• pacto antenupcial, quando houver;
• comprovante de endereço;
• informações sobre profissão e estado civil.

Documentos dos imóveis

• matrícula atualizada;
• escritura ou contrato de aquisição;
• carnê ou certidão de valor venal;
• certidão de tributos municipais;
• declaração de débitos condominiais, quando necessária;
• documentos rurais, no caso de propriedades rurais.

Documentos dos demais bens

• documento de veículos;
• extratos bancários;
• informes de investimentos;
• contratos sociais e alterações de empresas;
• balanços ou avaliações de quotas sociais;
• documentos de créditos e dívidas;
• declarações de Imposto de Renda;
• comprovantes de outros direitos de valor econômico.

A falta de documentos, irregularidades em imóveis ou divergências cadastrais podem atrasar o inventário. Por isso, o levantamento documental deve ser iniciado o quanto antes.

Como funciona o inventário extrajudicial?

O procedimento costuma seguir algumas etapas.

1. Levantamento dos herdeiros e do patrimônio

O advogado verifica quem são os sucessores, qual era o estado civil do falecido, o regime de bens e a existência de eventual união estável.

Também são identificados os bens, as dívidas, os direitos e as obrigações deixados.

2. Definição da meação e da herança

A meação não se confunde com herança.

Dependendo do regime de bens, parte do patrimônio poderá pertencer ao cônjuge ou companheiro sobrevivente em razão da relação patrimonial existente durante o casamento ou a união estável.

Somente depois da identificação da meação é possível apurar corretamente o patrimônio que efetivamente será transmitido aos herdeiros.

3. Elaboração do plano de partilha

Os interessados, com orientação do advogado, definem como os bens serão divididos.

É necessário observar os quinhões legais, os direitos dos herdeiros necessários e eventuais consequências tributárias decorrentes de uma divisão desigual.

Quando um herdeiro recebe patrimônio superior ao seu quinhão sem compensação financeira, poderá existir, conforme o caso, uma transmissão caracterizada como doação, com possível incidência tributária própria.

4. Apuração e recolhimento do ITCMD

Os bens são declarados ao Fisco estadual e submetidos à tributação, observadas as regras do Estado competente.

5. Lavratura da escritura pública

Com a documentação e a situação tributária regularizadas, o tabelião lavra a escritura pública de inventário e partilha.

6. Transferência dos bens

A escritura não transfere automaticamente todos os bens nos respectivos cadastros.

Depois de assinada, ela deverá ser apresentada aos órgãos competentes, como:

• Cartório de Registro de Imóveis;
• Departamento Estadual de Trânsito;
• instituições bancárias;
• juntas comerciais;
• órgãos responsáveis por cadastros rurais;
• empresas das quais o falecido era sócio.

Somente após essas providências os bens ficarão formalmente registrados em nome dos herdeiros.

O inventário extrajudicial pode ser realizado à distância?

Em muitos casos, sim.

Grande parte da organização documental, das reuniões com o advogado, da elaboração da partilha e das tratativas com o tabelionato pode ser feita de forma online.

Os atos notariais eletrônicos também ampliaram a possibilidade de assinatura digital de escrituras, desde que sejam cumpridas as exigências de identificação, certificação e competência notarial.

Isso é especialmente útil quando os herdeiros moram em cidades ou Estados diferentes.

A viabilidade da assinatura eletrônica deve ser confirmada conforme as características do caso e as exigências do tabelionato escolhido.

O inventário extrajudicial é sempre a melhor opção?

Não necessariamente.

Embora seja uma excelente alternativa em muitos casos, a escolha deve considerar:

• existência ou não de acordo;
• situação dos herdeiros;
• presença de testamento;
• regularidade dos imóveis;
• existência de dívidas;
• estrutura societária;
• necessidade de venda antecipada de bens;
• consequências tributárias da partilha;
• urgência na administração do patrimônio.

Quando existe conflito entre os interessados ou necessidade de medidas coercitivas, investigação patrimonial ou decisões judiciais, o inventário judicial poderá ser mais adequado.

O mais importante é não escolher o procedimento apenas por parecer mais rápido. A opção deve oferecer segurança jurídica e preservar os direitos de todos os envolvidos.

É possível iniciar um inventário judicial e depois transferi-lo para o cartório?

Em determinadas situações, sim.

Se os herdeiros alcançarem um acordo e estiverem presentes os requisitos necessários, poderá ser solicitado o encerramento do procedimento judicial para a realização do inventário pela via extrajudicial.

Da mesma forma, bens descobertos depois do encerramento do inventário podem ser objeto de sobrepartilha, inclusive por escritura pública quando preenchidos os requisitos aplicáveis.

Por que é importante contar com um advogado especializado?

O inventário não consiste apenas na reunião de documentos e divisão matemática dos bens.

Uma orientação inadequada pode causar:

• pagamento de imposto em valor incorreto;
• partilha desigual;
• perda de prazos;
• problemas no registro dos imóveis;
• conflito entre herdeiros;
• desconsideração de direitos do cônjuge ou companheiro;
• tributação adicional;
• necessidade de retificar posteriormente a escritura.

O advogado especializado analisa a sucessão como um todo e pode identificar soluções mais seguras para a família.

Além de conduzir o inventário, o profissional pode avaliar a necessidade de planejamento patrimonial e sucessório para evitar novos conflitos e facilitar futuras transmissões de patrimônio.

Conclusão

O inventário extrajudicial é uma alternativa eficiente para a regularização da herança, permitindo que a partilha seja realizada diretamente em cartório, com maior agilidade e menor burocracia.

As regras atuais ampliaram as possibilidades de utilização do procedimento, inclusive em situações que envolvam herdeiros menores ou incapazes e, sob determinadas condições, a existência de testamento.

Entretanto, cada família possui uma realidade diferente. A escolha entre o inventário judicial e o extrajudicial deve considerar a composição familiar, os bens existentes, a situação tributária e a existência de consenso entre os interessados.

A análise jurídica prévia é indispensável para que a partilha seja realizada de maneira segura, regular e adequada aos interesses da família.

Nosso escritório está localizado em Ribeirão Preto/SP e atua na realização de inventários extrajudiciais, inventários judiciais, sobrepartilhas e planejamento sucessório. Também atendemos clientes de todo o Brasil por meio de reuniões e consultorias online.